Coordinateur(trice) administratif(ve) et commercial(e)

COORDINATEUR(TRICE) ADMINISTRATIF(VE) ET COMMERCIAL(E)

Poste contractuel - 1 an

Non syndiqué - à partir de 56 751,05$/an

Lieu de travail : Toronto – 35h/semaine

Fonctions principales :

Sous la responsabilité de la Directrice principale, Marketing et communications, la personne fournit un appui administratif au secteur Marketing et communications. Elle assumera la coordination administrative de l’ensemble des activités rattachées à ce secteur. Elle aura les responsabilités suivantes :

Soutien administratif - secteur et direction principale

• Assurer la coordination administrative du secteur MARCOM (marketing, communications, philanthropie)

• Gérer les réquisitions, réceptions, demandes de facturation et suivis auprès des fournisseurs

• Effectuer les réservations de voyages, demandes de remboursement ou autres dépenses liées au déplacement des membres du secteur

• Recueillir et compiler le rapport budgétaire mensuel; préparer et soumettre les réconciliations des cartes de crédit du secteur

• Coordonner et organiser les réunions du secteur en présentiel et en vidéoconférence; responsable du bon déroulement et des suivis nécessaires

• Préparer des documents administratifs variés

• Être un soutien dans la préparation d’événements internes et externes

• Gérer le courrier et les envois du secteur

• Toute autre tâche connexe

Soutien aux activités commerciales

• Être le point de contact pour les questions liées à la câblodistribution

• Maintenir les dossiers et bases de données informatiques à jour pour tous contrats de ventes publicitaires

• Suivre chaque dossier publicitaire de la réservation à la confirmation

• Préparer des affidavits et factures pour les campagnes publicitaires livrées

• Coordonner les paiements de commissions

• Réconcilier les campagnes vendues vis-à-vis des rapports de performance

• Coordonner la mise-en-ligne des campagnes auto-promos numériques avec l’équipe marketing

Exigences

• Diplôme d’études postsecondaires en administration de bureau, en commerce ou une combinaison de formation et d’expérience équivalente;

• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience comme secrétaire de direction ou en coordination, préférablement en milieu francophone;

• Connaissances des bases en comptabilité ;

• Connaissance du milieu de l’éducation en Ontario français, un atout ;

• Maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit ;

• Bonnes connaissances de Microsoft Office, en particulier Excel ;

• Aptitudes : approche multitâches, discrétion et confidentialité, gestion des priorités, très bon sens de l'organisation, autonomie, souci du détail, tact et jugement, bonnes relations interpersonnelles.