Adjoint(e) administratif(ve) - Co-production

ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Poste au besoin

Poste non-syndiqué - À partir de 42 037,81 $

Lieu de travail : Toronto - 35 heures par semaine

Relevant de la Directrice Co-production et Acquisition, les tâches de l’adjoint (e) administratif (ve) consistent principalement à assister la directrice dans l’organisation et la coordination des activités administratives reliées au bon fonctionnement du département.

Fonctions principales

•Appui administratif à la Directrice Co-production et Acquisition ;

•Gestion de l’agenda de la directrice ;

•Préparation de textes, de rapports, de procès-verbaux, de lettres, de demandes de contrats, de réservations de voyage, etc. ;

•Coordination administrative des relations avec les autres secteurs de TFO ;

•Tient à jour le tableau des suivis de projets en co-production et acquisition pour la directrice ;

•Gère la réception du département ;

•Suivi de tous les documents administratifs au département ;

•Entrée d’informations dans les différentes bases de données ;

•Maintien des dossiers des bases de données informatiques du département ;

•Coordination et organisation des réunions du département ;

•Gestion du courrier et des envois du département ;

•Responsable des réquisitions et réceptions du secteur ;

•Gère les suivis et communications avec les producteurs et \ou distributeurs ;

•Reçoit les titres séries en co-production et acquisitions ;

•Toute autre tâche connexe.

Tâches pour le département

•Récupère toute la documentation nécessaire à l’évaluation ;

•Envoie les accusés réception aux producteurs et distributeurs ;

•Envoie annuellement un courriel de masse aux producteurs de la stratégie de TFO avec identification de la période pour soumettre les projets et la période d’évaluation ;

•Envoie les lettres de refus aux producteurs et distributeurs ;

•Entre les projets dans Louise (ou smartsheet) ;

•Communique à la direction et à l’agent que le projet est prêt à être évalué et que toutes les données sont entrées ;

•Entre les données dans Ariett pour les projets en acquisitions et co-production ;

•Suivi des factures de paiement et mise à jour du tableau suivi de factures pour les projets en co-production et en acquisition pour les réceptions dans Business Central pour approvisionnement Finances ;

•Suivi des contrats d’acquisitions et films ;

•Prépare et soumet les comptes de dépenses de la direction ou tout personnel du département avec le consentement de la directrice ;

•Tient à jour un registre des congés annuels, maladie et compensatoire du personnel du département ;

•Prépare également un tableau des vacances d’été et pour la période des fêtes ;

•Coordonne l’aménagement des bureaux et les demandes pour des outils nécessaires au travail du personnel du secteur ;

•Réalise toutes autres tâches connexes ;

Tâches administratives

•Suivi des factures de paiement et mise à jour du tableau suivi de factures pour les projets en co-production et en acquisition pour les réceptions dans Business Central pour approvisionnement Finances ;

•Suivi des contrats d’acquisitions et films ;

•Prépare et soumet les comptes de dépenses de la direction ou tout personnel du département avec le consentement de la directrice ;

•Tient à jour un registre des congés annuels, maladie et compensatoire du personnel du département ;

•Prépare également un tableau des vacances d’été et pour la période des fêtes ;

•Réalise toutes autres tâches connexes ;