Adjoint(e) administratif(ve) - Co-production

Groupe Média TFO, 21 rue College, Toronto, Ontario, Canada Numéro de demande247
29 mars 2021
Groupe Média TFO est une entreprise unique où les employés partagent une même passion pour les contenus éducatifs et culturels. Invités à mettre en valeur leur créativité, les employés de Groupe Média TFO évoluent dans un environnement en transformation, tant en ce qui concerne les technologies que les habitudes de consommation des médias. A Groupe Média TFO, nous garantissons à nos collaborateurs des emplois captivants et un environnement de travail stimulant. Vous souhaitez participer à cette aventure et mettre vos talents à contribution ?  Si oui, vous avez frappé à la bonne porte.

ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Poste au besoin

Poste non-syndiqué - À partir de 42 037,81 $

Lieu de travail : Toronto - 35 heures par semaine


Relevant de la Directrice Co-production et Acquisition, les tâches de l’adjoint (e) administratif (ve) consistent principalement à assister la directrice dans l’organisation et la coordination des activités administratives reliées au bon fonctionnement du département.


Fonctions principales


Appui administratif à la Directrice Co-production et Acquisition ;

Gestion de l’agenda de la directrice ;

Préparation de textes, de rapports, de procès-verbaux, de lettres, de demandes de contrats, de réservations de voyage, etc. ;

Coordination administrative des relations avec les autres secteurs de TFO ;

Tient à jour le tableau des suivis de projets en co-production et acquisition pour la directrice ;

Gère la réception du département ;

Suivi de tous les documents administratifs au département ;

Entrée d’informations dans les différentes bases de données ;

Maintien des dossiers des bases de données informatiques du département ;

Coordination et organisation des réunions du département ;

Gestion du courrier et des envois du département ;

Responsable des réquisitions et réceptions du secteur ;

Gère les suivis et communications avec les producteurs et \ou distributeurs ;

Reçoit les titres séries en co-production et acquisitions ;

Toute autre tâche connexe.


Tâches pour le département


Récupère toute la documentation nécessaire à l’évaluation ;

Envoie les accusés réception aux producteurs et distributeurs ;

Envoie annuellement un courriel de masse aux producteurs de la stratégie de TFO avec identification de la période pour soumettre les projets et la période d’évaluation ;

Envoie les lettres de refus aux producteurs et distributeurs ;

Entre les projets dans Louise (ou smartsheet) ;

Communique à la direction et à l’agent que le projet est prêt à être évalué et que toutes les données sont entrées ;

Entre les données dans Ariett pour les projets en acquisitions et co-production ;

Suivi des factures de paiement et mise à jour du tableau suivi de factures pour les projets en co-production et en acquisition pour les réceptions dans Business Central pour approvisionnement Finances ;

Suivi des contrats d’acquisitions et films ;

Prépare et soumet les comptes de dépenses de la direction ou tout personnel du département avec le consentement de la directrice ;

Tient à jour un registre des congés annuels, maladie et compensatoire du personnel du département ;

Prépare également un tableau des vacances d’été et pour la période des fêtes ;

Coordonne l’aménagement des bureaux et les demandes pour des outils nécessaires au travail du personnel du secteur ;

Réalise toutes autres tâches connexes ;


Tâches administratives


Suivi des factures de paiement et mise à jour du tableau suivi de factures pour les projets en co-production et en acquisition pour les réceptions dans Business Central pour approvisionnement Finances ;

Suivi des contrats d’acquisitions et films ;

Prépare et soumet les comptes de dépenses de la direction ou tout personnel du département avec le consentement de la directrice ;

Tient à jour un registre des congés annuels, maladie et compensatoire du personnel du département ;

Prépare également un tableau des vacances d’été et pour la période des fêtes ;

Réalise toutes autres tâches connexes ;

Le Groupe Média TFO est engagé envers l’équité en matière d’emploi et tient à se doter d’un personnel compétent et diversifié, à l’image de la communauté francophone qu’il dessert. Les personnes appartenant à une communauté de minorité visible ou autochtone, les femmes, LGBTQIA2+ ainsi que les personnes handicapées sont ainsi encouragées à poser leur candidature.

 

Des accommodements sont offerts sur demande pour les candidats qui participent à chaque étape du processus d’embauche, y compris pendant le processus d’entrevue. Veuillez contacter Jean-Sébastien Bélanger à jsbelanger@tfo.org si vous avez besoin d’accommodements à toute étape.

Autres détails

  • Type de paie À heure
  • Groupe Média TFO, 21 rue College, Toronto, Ontario, Canada